Новостной раздел сайта Аkimataktobe.kz

Адаптация персонала — одно из самых очевидных и, одновременно, самых востребованных направлений цифровизации процессов организации. О том, как связать в одну систему ввод нового работника, его обучение и оценку самой адаптации, рассказывает Лилиана Сембаева, эксперт департамента по управлению персоналом компании ERG.

Eurasian Resources Group — компания, которая занимается добычей и переработкой природных ресурсов, в Казахстане у нас девять крупных производственных предприятий. И мы понимаем, что наступила эпоха digital, где каждый человек активно и повсеместно использует цифровые технологии. У нас в компании разработано и больше года успешно функционирует мобильное приложение ERG Guide, нацеленное на быструю адаптацию сотрудников. Скачать его можно на AppStore и PlayMarket.

Если говорить о внешних обстоятельствах, то сегодня поколению Х на пятки наступают поколения Y и Z, для которых «цифра» — такая же привычная среда обитания, как реальность. А внутренними катализаторами автоматизации и диджитализации процесса адаптации персонала в ERG стали:

Таким образом, HR-службе бот помогает выстроить и унифицировать процесс ввода сотрудников на разные предприятия. А новому сотруднику дает возможность легко освоиться в компании, найти ответы на часто возникающие вопросы.

Но в использовании технологии мы не ограничились новыми сотрудниками, а пошли намного дальше: с помощью приложения мы помогаем командированным сотрудникам чувствовать себя комфортно во всех городах присутствия компании.

Чтобы создать мобильное приложение по адаптации персонала нам потребовалось провести исследование и выяснить, что 82% сотрудников Группы компаний на территории Казахстана используют смартфоны в повседневной жизни. Причем, для категории работников до 35 лет это число вырастает до 93%. Такие результаты нас порадовали — у приложения были все шансы на успех.

Следующим шагом мы собрали группу проекта, которая состояла из команды разработчиков и HR-менеджеров. Работали по принципу agile — с помощью спринтов.

Изначально приложение задумывалось только для новых сотрудников и их приобщения к корпоративной культуре компании. Но у нас существует ротация в рамках кадрового резерва среди предприятий ERG. Кроме того, мы приглашаем к себе иностранных сотрудников. Поэтому практически сразу родилась идея немного расширить функционал приложения, и с его помощью адаптировать людей к городу пребывания и культуре Казахстана в целом.

Механизмы адаптации удалось отладить и выстроить довольно быстро в Управляющей компании, так как мне приходилось совмещать функции оценщика и специалиста по адаптации.

В Управляющей компании адаптация начинается еще до выхода новичка на работу. Если сотрудник иногородний, то специалист по адаптации звонит ему до прибытия в столицу, предлагая помощь в поиске подходящего жилья. Компания при внутригрупповом переводе компенсирует стоимость жилья на срок до полугода.

Также мы автоматизировали процесс подачи заявки на создание рабочего места новому сотруднику. Была разработана система самообслуживания HPSM, которая позволяет специалисту по адаптации при помощи одного клика подать заявку в АХО и ИТ — для нового сотрудника определят кабинет, поставят стол и подключат компьютер.

В день первого выхода человека на работу его встречает рекрутер, который провожает на оформления документов в отдел кадров и уже после этого нового сотрудника передают специалисту по адаптации. Для новичка проводится экскурсия по офису и выпускается электронная рубрика о начале деятельности нового работника.

А самому сотруднику приходит приветственное письмо, где имеется ссылка на «Уголок новичка» на интранет-портале и ссылки для прохождения обязательного обучения:

Есть также курс по SAP, он назначается автоматически в зависимости от должности, но популярен и необходим в основном на предприятиях ERG.

Затем в назначенное время новый сотрудник приглашается на welcome-тренинг. Ответы на оставшиеся после него вопросы человек может найти в приложении или обратиться к специалисту по адаптации.

Эффективность адаптации оценивается автоматически по итогам прохождения работником испытательного срока. Ее нам удалось реализовать на платформе E-learning. Таким образом, мы имеем электронную базу с отчетами и можем отслеживать динамику процесса адаптации персонала. Так система работает в Управляющей компании.

На предприятиях ERG система практически не отличается. Там также действует приложение ERG Guide, сотруднику достаточно выбрать город и он увидит информацию уже по своим предприятию и локации. Отличие только в том, что в цехах за новыми сотрудниками закрепляются наставники и для производственного состава не издают электронную рубрику о новом сотруднике. Это действует только для АУП персонала предприятий.

Наше приложение имеет шесть вкладок:

Раздел с настройками позволяет выбирать локацию (один из девяти городов присутствия ERG) и язык (казахский, русский или английский). В «картах» можно увидеть предприятия ERG на территории Казахстана и информацию о производствах. Все данные очень подробные и актуальные.

Если мы говорим о вводе нового сотрудника, то информация условно разделена на два направления: адаптация к компании и адаптация в городе.

Если речь идет о местном работнике, то ему будет полезен только раздел с информацией о жизни в компании. Там он найдет «шпаргалку» на первые 30 дней работы:

Если мы принимаем на работу иногороднего, не важно, в какой из городов присутствия ERG, то на него работают одновременно два направления приложения. Помимо адаптации к корпоративной жизни, новый сотрудник осваивается еще и в новом городе. Для этого в ERG Guide предусмотрены разделы:

Кроме того, приложение прекрасно решает и задачу адаптации командированного сотрудника в города присутствия ERG. Всю вышеперечисленную информацию, адреса и фото гостиниц, а также среднюю стоимость номера человек тоже может найти в приложении.

Компания разработала онлайн-курсы, которые должен пройти новый сотрудник. Пользователи получают доступ к обучающим курсам в соответствии с должностью в ERG. Должность в системе связана со специальными системными транзакциями через роль SAP.

Оценка эффективности процесса адаптации проводится в системе E-learning и позволяет определить удовлетворенность процессом новых сотрудников.

Преимущества дистанционной оценки:

В нашей компании успешно работают четыре digital-инструмента, задействованные в адаптации персонала:

По результатам опросов за 2018 год, средний уровень удовлетворенности процессом адаптации составил 88%. За 2019 год — 97,4%.

Кроме того, уже функционирует приложение Smart ERG, которое включает:

Контент ERG Guide поэтапно переносится и линкуется с приложением Smart ERG, поэтому сейчас мы начали работу над тем, чтобы оставить только бота-помощника.

Фото Pixabay

Rambler

Комментарии запрещены.